CRM Veri Taşıma: Mükerrer Müşterileri Birleştirme Planı

Yeni CRM sistemine geçerken eski müşteri listesini doğrudan yüklemek, yıllardır biriken veri sorunlarını yeni ekrana taşır. Aynı şirketin kısaltılmış adıyla açılmış ikinci hesabı, farklı telefon yazımları ve eski çalışanlara bağlı fırsatlar raporları bozabilir. Taşımanın ilk işi dosya seçmek değildir; hangi kaydın hangi gerçek müşteri veya kişiyle ilişkili olduğunu belirlemektir. Bu çalışma yazılım kurulumu kadar iş biriminin kararını da gerektirir.

Şirket ile kişiyi aynı anahtarla eşleştirmeyin

Kurumsal hesap, şube ve irtibat kişisi farklı varlıklardır. Aynı santral numarasını kullanan iki kişi tek kişi değildir. Benzer biçimde aynı alan adına sahip e-posta adresleri, bütün şubelerin tek operasyon kaydı altında birleşmesi gerektiğini göstermez. Eşleştirme kurallarını varlık türüne göre ayırın. Eski sistemde güvenilir bir müşteri kodu varsa bu kodu yeni kimliğe bağlayan ayrı bir eşleme tablosu tutun. Ad benzerliğini otomatik birleştirme için tek kanıt olarak kullanmayın.

Önce normalleştirme, sonra inceleme

Başta ve sonda kalan boşlukları temizlemek, telefonları tutarlı biçime çevirmek ve boş değerleri aynı şekilde temsil etmek adayları bulmayı kolaylaştırır. Ancak temizlenmiş değerin yanında özgün değeri de koruyun. Ülke bilgisi bulunmayan telefonlara varsayımla ülke kodu eklemek hatalı eşleşmeye neden olabilir. Belirsiz kayıtlar için ayrı inceleme kuyruğu oluşturun. İşlem sayısı büyükse yüksek güvenli eşleşmeleri ve insan kararı gerektiren grupları ayrı raporlayın.

Birleştirme kararının ilişkilere etkisi

Örneğin aynı şirkete ait olduğu doğrulanan iki hesapta farklı teklifler, destek talepleri ve görüşme notları bulunabilir. Ana hesabı seçmek yeterli değildir; bu ilişkilerin hedefini de taşımak gerekir. Bir kaydın güncel adresi varken diğerinde doğru satış sorumlusu olabilir. Alan bazında hangi kaynağın korunacağını belirleyin. En yeni tarih her zaman en doğru bilgi değildir; toplu içe aktarma tarihi gerçek müşteri güncelleme tarihini değiştirmiş olabilir.

• Ana müşteri kaydı ve birleştirilecek eski kimlikleri birlikte saklayın.
• Açık fırsat, etkin görev ve destek kaydı sayısını taşıma öncesi ölçün.
• Birleştirilen kayıtların toplam ilişki sayısını yeni sistemde karşılaştırın.
• Çelişkili telefon, adres ve sorumlu alanlarını inceleme sonucuyla kaydedin.

Deneme aktarımında ölçülecekler

Gerçeğe yakın ama gerekli korumaları uygulanmış bir örnek küme seçin. Yalnızca temiz kayıtları denemeyin; boş e-posta, çoklu kişi, kapalı hesap ve uzun not gibi zor örnekleri de ekleyin. Kontrol tablosunda kaynak kayıt sayısı, oluşturulan hedef sayısı, birleşen kayıt sayısı ve reddedilen satırlar ayrı olsun. Satır sayılarının farklı olması tek başına hata değildir; açıklanamayan fark hatadır. Birleştirme raporu bu açıklamayı sağlayabilmelidir.

Geri dönüş ve kullanıcı kontrolü

Canlı aktarım için veri değişikliklerinin durdurulacağı pencereyi, son fark aktarımını ve kontrol sorumlusunu belirleyin. Eski sistemden alınan dosyayı tarihli ve erişimi sınırlı olarak saklayın. Satış ekibi yeni CRM içinde birkaç bilinen müşterinin geçmişini kontrol etsin. Onay gelmeden eski kimlik eşleme tablosunu silmeyin. Geçiş sonrası ilk günlerde yeni mükerrer kayıt oluşumunu takip ederek kayıt açma ekranındaki kuralları iyileştirin; taşıma projesinin başarısı temiz verinin korunabilmesiyle anlaşılır.

İlgili rehber: CRM Yazılımı Seçerken Sürecinizi Nasıl Tanımlarsınız?.